Nella gestione dei documenti aziendali, è pratica comune mettere una riga sopra la firma. Ciò accade nei casi in cui l'atto sia firmato da chi non è autorizzato a farlo secondo i documenti costitutivi, o i cui dati non sono indicati nei dettagli.
In questi casi, prima della firma viene inserita una barra. Questa caratteristica indica che la firma viene apposta, ad esempio, da un deputato. Questa "barra" è sufficiente perché il documento abbia valore legale? E come redigere correttamente i documenti quando sono firmati dal deputato.
Dalla storia del problema.
Una tale tradizione con una barra prima della firma esiste da molto tempo ed è, per così dire, al di fuori del quadro della regolamentazione legale. Nel 1988, l'Archivio principale dell'URSS su questo tema ha stabilito che se il funzionario è assente ed è richiesta la sua firma sul documento, il deputato può assumersi questi obblighi. In tal caso deve essere indicata la posizione effettiva di chi appone la firma. Ci deve essere una decodifica del Cognome, Nome e Patronimico della persona che firma questo documento. Le correzioni possono essere effettuate a penna o dattiloscritte con trascrizione o precisazione della carica ricoperta: “facente funzione, deputato”. Opzioni escluse usando la preposizione "per" o mettendo una barra prima del nome della posizione del firmatario (Ordinanza n. 33 del 25 maggio 1988).
Inoltre, oggi esiste un certo standard per l'elaborazione dei documenti: il Sistema Unificato di Documentazione Organizzativa e Amministrativa. È vero, questo standard non dice una parola su come dovrebbe firmare il deputato. Ma questo non significa che il taglio sia legale. Dopotutto, l'ordine dell'Archivio principale n. 33 non è stato cancellato e continua a funzionare sul territorio della Federazione Russa.
Pertanto, secondo le norme vigenti in materia di lavoro d'ufficio, il deputato deve apporre la sua firma e farne la trascrizione se sottoscrive l'atto in luogo del direttore generale.
Ma cosa succede se il reparto contabilità riceve un accordo firmato dalla controparte con una barra?
E se è già nel documento?
Una barra di per sé non invaliderà un trattato. Ma se il nome e la posizione della persona che lo ha firmato non sono indicati, il tribunale può decidere che si tratta di una persona non identificata (decreto del tribunale arbitrale federale del distretto di Mosca del 15 luglio 02 n. KG-A40 / 4377- 02). Le controparti possono rifiutarsi di adempiere ai loro obblighi derivanti da tale transazione e le autorità fiscali potrebbero non riconoscerlo. Ciò è particolarmente spiacevole se si tratta di un accordo in base al quale la società terrà conto delle spese ai fini dell'imposta sul reddito e applicherà una detrazione dell'IVA.
Se hai ricevuto un accordo con una "barra" dalle controparti, devi chiedere ai partner di confermare l'autorità della persona che ha rilasciato il visto. Come conferma, è adatta una procura o, ad esempio, un documento amministrativo sulla nomina di una persona a capo ad interim. Si consiglia di offrire ai partner il completamento dell'affare secondo le norme vigenti. Vale a dire: inserire nel contratto il nome e la posizione della persona che ha firmato il contratto e un collegamento ai dettagli del documento con cui la persona è autorizzata a completare la transazione. È meglio se una copia di tale documento è allegata al contratto.
C'è un'altra opzione. Se la controparte in seguito approva l'operazione, non devi preoccuparti dello slash. Quali azioni possono essere considerate come approvazione della transazione sono indicate nel paragrafo 5 della lettera informativa del Presidium della Corte suprema di arbitrato della Federazione Russa del 23 ottobre 2000 n. 57. Si può ritenere che un partner abbia approvato la transazione se ha pagato in tutto o in parte i beni, li ha accettati per l'uso, ha pagato in tutto o in parte sanzioni o altri importi in relazione alla violazione di un obbligo, esercita altri diritti e obblighi derivanti dalla transazione, ecc.
Stesso problema con le fatture.
E una delle questioni più discusse nelle scartoffie è la firma del capo sulla fattura (clausola 6 dell'articolo 169 del codice fiscale della Federazione Russa).
Cosa fare se si riceve una fattura, nella quale, nel modo citato all'inizio, c'è la firma dell'intestatario con una barra prima della firma? Nel dipartimento delle imposte indirette del dipartimento delle politiche fiscali e doganali della Russia, ritengono che un tale taglio non possa essere un ostacolo e porterà al rifiuto di emettere l'IVA.
È inoltre necessario verificare il rispetto dei requisiti della legislazione fiscale di altre condizioni relative all'esecuzione di una firma. Clausola 6 dell'articolo 186 del codice fiscale Federazione Russa stabilisce che qualsiasi persona autorizzata ha il diritto di firmare la fattura. Pertanto, non ha alcun senso inserire una firma utilizzando la famigerata barra. È sufficiente trasferire l'autorità per ordine dell'organizzazione o mediante una procura per conto dell'organizzazione.
Gli standard dei dettagli del modulo stesso prevedono che il capo possa firmarlo. Tuttavia, il ministero delle Finanze ha chiarito che se la firma non viene apposta dal capo, non è necessario indicare la sua posizione. Basta che ci fosse un ordine per l'organizzazione e registrasse il trasferimento di questi poteri. Ma la decodifica della firma in questo caso, come capisci, è necessaria (lettera del Ministero delle finanze della Russia del 16.06.04 n. 03-03-11/97). Ma anche se viene indicata la posizione del firmatario, non sarà nemmeno considerato un errore per il documento (lettera del Servizio fiscale federale della Russia del 20.05.05 n. 03-1-03 / 838/8).
Questa pratica è comune negli affari. Se il documento non è firmato dalla persona i cui dati sono indicati nei dettagli, viene inserita una barra prima della firma. Presumibilmente significa che il deputato ci ha messo le mani. Ma questa icona è sufficiente perché il documento sia legalmente vincolante? E come redigere correttamente i documenti se sono firmati da un deputato?
Il contratto è stato firmato dal vice
La tradizione di mettere una riga prima della firma del deputato esiste da molto tempo. E proprio come molto tempo fa, era al di fuori dell'ambito della regolamentazione legale.
Già nel 1988, l'Archivio principale dell'URSS ha spiegato cosa fare se non c'è un funzionario la cui firma è stata preparata sulla bozza del documento. Con ordinanza n. 33 del 25 maggio 1988, il servizio archivistico ha stabilito che in tale situazione l'atto deve indicare l'effettiva posizione di chi firma l'atto e il suo cognome. Le correzioni possono essere apportate con inchiostro o dattiloscritto (ad esempio: "recitazione", "vice"). Ma è inaccettabile firmare documenti con la preposizione "per" o con una barra prima del titolo della carica.
Oggi esiste un altro standard per le pratiche burocratiche: il Sistema Unificato della Documentazione Organizzativa e Amministrativa*. È vero, questo standard non dice una parola su come dovrebbe firmare il deputato. Ma questo non significa che il taglio sia legale. Dopotutto, l'ordine dell'Archivio principale n. 33 non è stato cancellato e continua a funzionare sul territorio della Federazione Russa.
Pertanto, secondo le norme vigenti in materia di lavoro d'ufficio, il deputato deve apporre la sua firma e farne la trascrizione se sottoscrive l'atto in luogo del direttore generale.
Ma cosa succede se il reparto contabilità riceve un accordo firmato dalla controparte con una barra?
Lavora sugli errori
Una barra di per sé non invaliderà un trattato. Ma se il nome e la posizione della persona che lo ha firmato non sono indicati, il tribunale può decidere che si tratta di una persona non identificata (decreto del tribunale arbitrale federale del distretto di Mosca del 15 luglio 02 n. KG-A40 / 4377- 02). Le controparti possono rifiutarsi di adempiere ai loro obblighi derivanti da tale transazione e le autorità fiscali potrebbero non riconoscerlo. Ciò è particolarmente spiacevole se si tratta di un accordo in base al quale la società terrà conto delle spese ai fini dell'imposta sul reddito e applicherà una detrazione dell'IVA.
Se hai ricevuto un accordo con una "barra" dalle controparti, devi chiedere ai partner di confermare l'autorità della persona che ha rilasciato il visto. Come conferma, è adatta una procura o, ad esempio, un documento amministrativo sulla nomina di una persona a capo ad interim. Si consiglia di offrire ai partner il completamento dell'affare secondo le norme vigenti. Vale a dire: inserire nel contratto il nome e la posizione della persona che ha firmato il contratto e un collegamento ai dettagli del documento con cui la persona è autorizzata a completare la transazione. È meglio se una copia di tale documento è allegata al contratto.
C'è un'altra opzione. Se la controparte in seguito approva l'operazione, non devi preoccuparti dello slash. Quali azioni possono essere considerate come approvazione della transazione sono indicate nel paragrafo 5 della lettera informativa del Presidium della Corte suprema di arbitrato della Federazione Russa del 23 ottobre 2000 n. 57. Si può ritenere che un partner abbia approvato la transazione se ha pagato in tutto o in parte i beni, li ha accettati per l'uso, ha pagato in tutto o in parte sanzioni o altri importi in relazione alla violazione di un obbligo, esercita altri diritti e obblighi derivanti dalla transazione, ecc.
Maggiori informazioni sulle fatture
Un altro documento importante che il gestore deve firmare è la fattura (clausola 6, articolo 169 del Codice Fiscale della Federazione Russa).
Cosa fare se ricevi una fattura con una barra prima della firma? Come ha scoperto l'UNP, nel dipartimento delle imposte indirette del dipartimento delle politiche fiscali e doganali del Ministero delle finanze della Russia, ritengono che il taglio davanti alla posizione del capo non porterà al rifiuto di detrarre I.V.A.
Allo stesso tempo, è necessario verificare se le restanti condizioni relative all'esecuzione di una firma sono conformi ai requisiti della legislazione fiscale. Il paragrafo 6 dell'articolo 169 del codice fiscale della Federazione Russa afferma che qualsiasi persona autorizzata può firmare una fattura. I poteri possono essere trasferiti per ordine dell'organizzazione o per procura per conto dell'organizzazione.
I dettagli standard del modulo di fattura prevedono che sia firmato dal capo. Il ministero delle Finanze ha chiarito che se il documento è firmato da un'altra persona, la sua posizione potrebbe non essere indicata. L'importante è che ci sia una trascrizione della firma (lettera del Ministero delle finanze della Russia del 16.06.04 n. 03-03-11 / 97). Tuttavia, non sarà un errore se la persona che ha firmato la fattura per conto del fornitore indica la sua posizione (lettera del Servizio fiscale federale della Russia del 20.05.05 n. 03-1-03/838/8).
"Servizio del personale e gestione del personale dell'impresa", 2006, N 6
Firmato da sconosciuto
Sulla base di quale documento legale è vietata una barra prima del nome della posizione se il documento è firmato da un deputato o da un capo facente funzioni ed è richiesta la decodifica della firma del firmatario?
MV Zakutnova
La barra non dovrebbe essere usata?
Francamente, questa domanda ha confuso l'autore dell'articolo: la spiegazione sembra ovvia. La formulazione della domanda mi ha sorpreso molto e l'autore ha subito una contro domanda: dove hai trovato l'istruzione, la raccomandazione, qualsiasi altro documento che regola i processi aziendali che consente l'uso di una barra nella "firma" richiesta?
Ma cerchiamo di capire questa situazione paradossale.
Per cominciare, passiamo al regolamento e vi troviamo tutto ciò che è in qualche modo collegato alla "firma" richiesta.
Pertanto, GOST R 51141-98 "Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni" fornisce la seguente interpretazione della firma:
firma - il requisito del documento, che è una firma autografa di un funzionario autorizzato.
La parola "autorevole" in questo caso non è casuale: il documento può essere firmato solo da coloro che hanno il diritto di prendere una decisione sulla questione in esso sollevata.
Un altro documento di definizione valido in tutta la Federazione Russa - Standard statale R 6.30-2003 "Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione" - descrive le regole per il rilascio della "firma" richiesta come segue.
Frammento di documento. Articolo 3.22 della norma statale R 6.30-2003 "Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa"
La composizione della "firma" richiesta comprende:
il nome della posizione della persona che ha firmato il documento (completo, se il documento non è redatto sulla carta intestata del documento, e abbreviato - sul documento, redatto sulla carta intestata);
firma personale;
decodifica della firma (iniziali, cognome) ...
Si prega di notare che, oltre all'autografo in quanto tale, gli oggetti di scena includono il nome della posizione e il nome del firmatario.
Come puoi vedere, in documenti così importanti come gli standard statali, non si suppone nemmeno che un'altra persona possa firmare al posto del responsabile. L'uso della barra non è affatto menzionato.
È diverso ovunque?
Ma il problema esiste ancora. Indirettamente, ciò è indicato dai paragrafi delle istruzioni per il lavoro d'ufficio delle singole organizzazioni. Ad esempio, passiamo alle Istruzioni standard per le scartoffie negli organi esecutivi federali, un documento sulla base del quale vengono redatte le istruzioni dei ministeri e dei dipartimenti federali e delle loro divisioni in Russia. Nel paragrafo che descrive il disegno della firma del documento, leggiamo:
Frammento di documento. Istruzione standard sul lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali
Se non vi è alcun funzionario la cui firma sia preparata sulla bozza del documento, il documento è firmato dalla persona che svolge le sue funzioni o dal suo sostituto. Allo stesso tempo, deve essere indicata la posizione effettiva della persona che ha firmato l'atto e il suo cognome (le correzioni possono essere fatte a mano o dattiloscritte, ad esempio: "recitazione", "sostituto"). Non è consentito firmare documenti con la preposizione "per" o anteporre una barra al titolo della carica.
Tuttavia, le linee guida sul flusso di lavoro di alcune organizzazioni vietano anche tale correzione. Secondo loro, in caso di assenza imprevista al momento della firma del documento del funzionario responsabile, il nome della posizione e il cognome della persona che firma effettivamente il documento dovrebbero essere inseriti nel file preparato e la pagina dovrebbe essere ristampato.
Nella Federazione Russa oggi la situazione è tale che non esiste un'uniforme obbligatoria per tutti i requisiti per l'esecuzione della documentazione organizzativa e amministrativa. Ogni organizzazione sviluppa la propria procedura per lavorare con i documenti, basata su tradizioni ed esperienze sia russe che straniere paesi diversi. GOST 6.30-2003 è di natura consultiva. Cioè, non esiste un atto legale speciale sulla decodifica obbligatoria della firma che indichi la posizione effettiva del firmatario e il divieto di utilizzare una barra.
Usiamo il buon senso!
Tuttavia, oltre a varie istruzioni e prescrizioni, c'è il buon senso. Proviamo a capire quanto sia importante un oggetto di scena così apparentemente semplice.
La firma è un requisito obbligatorio di qualsiasi documento. La firma conferma:
L'attendibilità delle informazioni contenute nel testo del documento;
Poteri del funzionario che ha firmato il documento.
Riferimento. La firma è una delle prime stabilite in Lavoro d'ufficio russo elementi richiesti. Anche prima della formazione nel XVI secolo del lavoro d'ufficio ufficiale - "obbligatorio", i documenti aziendali indicavano i nomi dei partecipanti diretti all'evento, dopo il testo - i nomi del suo ideatore e dei testimoni. Ciò, in primo luogo, confermava l'autenticità dell'evento e, in secondo luogo, indicava a chi si poteva chiedere una risposta se necessario.
L'uso di una barra o della preposizione "per" al posto del titolo della posizione della persona che ha effettivamente firmato il documento, nonché la mancata decodifica del suo cognome, possono essere svantaggiosi sia per l'autore del documento che per suo destinatario. È ovvio che la persona realmente responsabile della conduzione del caso non ha firmato il documento, il che significa che non ha confermato decisione. Molto probabilmente, l'onnisciente segretario dell'organizzazione sa a chi appartiene l'ictus. Ma è improbabile che il destinatario di tale documento abbia familiarità con le peculiarità della calligrafia di tutti i dirigenti dell'impresa e non disponga di informazioni sui poteri di queste persone. Si scopre un documento anonimo, in realtà firmato da una persona sconosciuta, che, ovviamente, non dà alcuna garanzia sull'attendibilità delle informazioni in esso contenute. Va bene se si tratta di una lettera informativa. E se si tratta di un comando o di un comando? Non è chiaro chi sia il responsabile della decisione. Il destinatario ha il diritto di considerare tale documento non valido. Non si sa infatti chi abbia firmato l'importante messaggio. Una persona prudente negli affari, non incline a fidarsi di tutto in una volta, potrebbe avere queste domande:
Questo personaggio sconosciuto ha il diritto di prendere decisioni responsabili e firmare documenti?
E il vero leader sa della decisione?
Non è un falso? Qualcuno ha compilato un testo vantaggioso per se stesso e, mettendo in scena l'assenza di un responsabile, lo ha inviato al destinatario.
Il capo, nonostante siano indicati la sua posizione e il suo cognome, può rifiutare il documento - non c'è autografo, il che significa che non si assume alcuna responsabilità per il contenuto della "carta" e possibili conseguenze. Inoltre, non ha nemmeno dato istruzioni sull'invio del documento o sul suo annuncio.
Il destinatario del documento sarà il perdente se il funzionario rifiuta il documento, riferendosi al fatto che non ha apposto il suo autografo, nonostante il documento sia stato preparato sotto la sua firma.
Esempio. SU. Svetlov ha presentato ricorso al tribunale distrettuale Kirovsky di Irkutsk con una denuncia per l'inerzia di un funzionario, il presidente del tribunale regionale di Irkutsk, che non ha risposto a un ricorso precedentemente rivolto al funzionario. Rispondi a. Svetlov è stato inviato firmato da uno sconosciuto con una barra sui dettagli (posizione, iniziali e cognome) del presidente del tribunale. Cioè, la progettazione errata della "firma" richiesta è diventata la base per andare in tribunale.
Ora, esaminati gli atti normativi e le argomentazioni, possiamo rispondere alla domanda posta all'inizio dell'articolo.
L'uso di una barra o della preposizione "per" prima del titolo dell'incarico e la mancata decodifica della firma del firmatario non è consentito da nessuno dei documenti normativi o metodologici esistenti in materia di tenuta dei registri. Allo stesso tempo, nelle istruzioni di molte organizzazioni è vietato l '"anonimato" della firma.
Una firma completa e corretta è essenziale. Il nome della posizione e il cognome della persona che ha effettivamente firmato il documento ci indicano il funzionario responsabile della decisione presa e confermano anche la sua autorità nel risolvere la questione sollevata nel documento. L'anonimato del firmatario può portare a vari malintesi, ad esempio al rifiuto del destinatario di accettare il documento per l'esecuzione. O andare in tribunale, come nella situazione descritta nell'esempio.
Cosa fare se, a causa di circostanze impreviste, il documento non è stato firmato dal capo, ma dal suo vice o sostituto, e non c'è tempo per ristampare la pagina? Il problema viene risolto facilmente e rapidamente con una normale penna o macchina da scrivere. Il segretario deve inserire o digitare il nome della carica e il nome di chi ha effettivamente firmato l'atto. D'accordo, qui non sono richieste condizioni speciali. E poi non devi spiegare la situazione e pregare il destinatario di fidarsi della firma anonima, eviterai conseguenze inaspettate e spiacevoli.
OV Krestnikova
Vice capo
reparto posta in arrivo
ufficio spedizioni documenti
Dipartimento amministrativo
Banca Centrale della Federazione Russa
Firmato per la stampa