Affinché l'evento venga ricordato, sia luminoso e spettacolare, è necessario dedicare molto impegno e tempo, oltre a una quota di creatività nello sviluppo dell'idea e dello scenario. Lo scenario dell'evento è, si potrebbe dire, il fulcro dell'intero evento, senza il quale l'evento semplicemente “cadrà a pezzi”.

Lo scenario dell'evento è un'intera storia, con una sua trama, climax e epilogo. Grazie a un programma ben congegnato, un manager di eventi può portare gli ospiti in un mondo immaginario e fantastico. Tuttavia Un manager di eventi e uno scrittore di eventi di talento non sono la stessa cosa. Ma per diventare un vero guru degli eventi, devi combinare entrambe le qualità.

Quindi ecco alcuni suggerimenti su come scrivere la sceneggiatura perfetta:

Analizza chi è il tuo cliente

Una componente importante del successo dell'evento è un'accurata comprensione degli interessi dei clienti, dei loro desideri e, allo stesso tempo, delle loro capacità. Non dimenticare di chiarire tutti i dettagli con il cliente, per scoprire la sua opinione su una serie di problemi. Così eviti fraintendimenti e il cliente sarà soddisfatto. L'ambiente, lo stile di vita, l'umore del cliente possono darti l'idea giusta per la sceneggiatura. È necessario che l'evento alla fine trasmetta il carattere del cliente e che il cliente si senta l'ospite della serata e non un ospite.

Concentrati sulle tendenze degli eventi

È importante non solo creare idee creative e nuovi temi per gli eventi da soli, ma anche concentrarsi sul resto del mercato degli eventi. Analizzando gli eventi passati nel mondo - organizzazione, presentazione, argomenti - da un lato, ottieni un nuovo aspetto e idee e, dall'altro, correli il tuo lavoro con il lavoro dei concorrenti, comprendendo i tuoi punti di forza e punti problematici. Inoltre, l'area dell'evento ha il suo Tendenze di moda e indicazioni che un organizzatore professionista dovrebbe prendere in considerazione durante lo sviluppo di uno scenario per un nuovo evento. « L'anno scorso, dopo l'uscita di The Great Gatsby, tutti gli eventi sono stati decorati nello stile chic dell'inizio del XX secolo. Quest'anno il concetto più popolare, completamente nuovo, la fiaba elfica",- l'event designer commenta le ultime tendenze.

Pensa in dettaglio al climax della serata

L'anticipazione è una delle emozioni umane più intriganti. Se vuoi che si parli del tuo evento e vuoi partecipare mentre lavori alla sceneggiatura, determina quale (o chi) sarà il momento clou della serata. A seconda del tema dell'evento, può essere un'esibizione di un artista famoso, uno spettacolo colorato, una presentazione di un nuovo prodotto (nel caso di una serata di lavoro). Dopo aver determinato il futuro intrigo della serata, crea attorno ad esso l'eccitazione necessaria.

Non aver paura di sperimentare

L'evento è sempre qualcosa di nuovo e insolito. È raro che un cliente assuma un gestore di eventi per ripetere o copiare un evento passato. Al contrario, il cliente si aspetta dall'organizzatore una sorta di miracolo, mai visto prima. Come consigliato: « Non aver paura di ricreare qualsiasi fantasia. Spingi i limiti della tua immaginazione e aggiungi alcuni dettagli interessanti."

Non dimenticare la torta

O meglio, sulla fine (epilogo) della serata. Quando si scrive una sceneggiatura, è molto importante elaborare non solo l'idea stessa, il tema e l'intrigo dell'evento, ma anche pensare al finale. Dopotutto, questa sarà l'ultima impressione degli ospiti e del cliente della serata. Se stai organizzando un matrimonio o un compleanno, ovviamente una torta è un'opzione meravigliosa e persino desiderabile per concludere l'evento. Tuttavia, se stai organizzando una festa a tema o un evento aziendale, hai bisogno di un'alternativa per chiudere la serata.

Lavora con i professionisti

A volte, avendo un ottimo copione, il gestore dell'evento deve affrontare il problema della sua implementazione. In questo caso, è importante disporre di un team professionale di appaltatori. Questo vale per tutti i dettagli dell'evento, dalla luce e la musica a una torta firmata.

" Niente è impossibile. Non dovresti essere fermato dal fatto che l'appaltatore non può fare qualcosa. Basta trovare un altro artista"- consiglia Andy Milnes, organizzatore e produttore di eventi 3D.

E infine. La sceneggiatura, come ogni lavoro creativo, richiede ispirazione. Ed è improbabile che ti visiti in ufficio al computer. Concediti "incursioni" nella società: guarda nuovi film e film leggendari degli anni passati, leggi libri, visita musei, teatri, partecipa a eventi. L'ispirazione può arrivare quando meno te lo aspetti.

Organizzare un evento è un'esperienza nuova ed entusiasmante, che si tratti di una festa, di un evento aziendale, di un incontro per amici e familiari, di un matrimonio o di qualsiasi evento formale. Una buona organizzazione è una parte importante di qualsiasi evento e puoi star certo che i tuoi sforzi non passeranno inosservati. In questo articolo imparerai come organizzare un evento, come risolvere i conflitti e trovare una via d'uscita da situazioni difficili e come evitare problemi con una buona pianificazione.

Passi

Obiettivi principali

Definisci i tuoi obiettivi e obiettivi. Prima di iniziare a pianificare, è importante capire quanto sarà grande il locale, quale sarà il budget, cosa accadrà, quanti ospiti e che tipo di persone saranno, e decidere quale strategia di pianificazione è giusta per te. Come vorresti che fosse l'evento? Cosa vuoi fare?

Quando decidi di cosa parlerà l'evento (celebrare l'evento, raccogliere fondi, istruzione, vendite, dare suggerimenti), dovrai considerare Per quello lo stai facendo. Capire le ragioni ti aiuterà a concentrarti e a metterti al lavoro.
Dovrai anche pensare a quali saranno i tuoi obiettivi. È impossibile raggiungere l'obiettivo se non sai cosa sia. Un obiettivo ti manterrà motivato fino alla fine.

Seleziona data e ora. Questo è uno dei punti chiave pianificazione. Se scegli una data e un'ora che non andranno bene a nessuno, tutti i tuoi sforzi saranno vani. Se scegli un giorno che non arriverà presto o, al contrario, troppo presto, c'è il rischio che le persone si dimentichino dell'evento o pianifichino già il loro tempo in modo diverso. È estremamente importante scegliere una data che sia conveniente per la maggioranza.
- È meglio informare gli ospiti dell'evento con due settimane di anticipo. Molto probabilmente, non avranno ancora altri piani. Quindi puoi ricevere un promemoria dell'evento una o due volte più vicino alla data selezionata. Scegli un giorno prima del quale ti resteranno 2-3 settimane, ma solo a condizione che tu abbia il tempo di fare tutto in tempo.
Scegli una posizione. Ora sai cosa farai e quando, quindi devi decidere quale posto è giusto per te e scoprire in diversi posti se la data che ti interessa è disponibile lì. Di che tipo di spazio hai bisogno? Come verrà utilizzato lo spazio? Gli ospiti si siederanno sulle sedie in fila, sulle panche, ai tavoli o sulle coperte sull'erba? Hai bisogno di un posto dove ballare, un palco o un podio? Assicurati che il posto che scegli sia della misura giusta per te.
- Visita il sito in anticipo e disegna una planimetria. Puoi utilizzare questo piano per allestire tavoli, organizzare pasti, progettare accessi senza barriere per disabili e percorsi di uscita e predisporre attrezzature. Contrassegnare la posizione dell'alimentatore (se necessario) e le posizioni delle apparecchiature esterne (frigoriferi, macchine per il ghiaccio, barbecue, stufe, ecc.). Segna sulla planimetria tutte le prese e i luoghi dove passeranno i cavi (possono essere nascosti da moquette), e tutti gli elementi che richiedono particolare attenzione dal punto di vista della sicurezza.
- Hai bisogno di un permesso speciale? A volte è necessario un permesso speciale per la vendita di alcolici, nonché per eventi rumorosi, organizzazione dell'accesso ai trasporti, parcheggi, installazione di grandi strutture (ad esempio padiglioni).
Decidi quante persone inviterai. Per quante persone è il tuo budget? L'ingresso all'evento può avvenire solo tramite biglietti o inviti, e questo semplifica la pianificazione, ma ci sono sempre arrivi in ritardo, oltre a partecipanti aggiuntivi (ad esempio figli, coniugi, amici). Ricordati cosa più persone più personale avrai bisogno.
- Poiché il numero di persone può essere un grosso problema, è importante fornire spazio sufficiente per tutti gli ospiti.
- Decidi cosa importo massimo le persone potranno partecipare al tuo evento.
Stabilisci un budget. Fai squadra con un paio di persone fidate e decidi di quanti soldi hai bisogno per organizzare l'evento. Assumerai personale? Hai bisogno di noleggiare attrezzature e pagare l'affitto dei locali? Di quanti soldi hai bisogno per cibo e bevande? E i caratteri piccoli? Decidi quanti soldi avrai a disposizione e pianifica in base al tuo budget. Non spendere soldi personali per qualcosa per cui non devi spenderli.
- Potresti essere in grado di attrarre sponsor o donazioni volontarie, ma non è sempre così. Se non sono previsti fondi aggiuntivi, è importante non mettere soldi extra nel budget. Se il servizio di ristorazione costa molto, invita tutti a portare il proprio cibo e le proprie bevande. Non avrai bisogno di personale, ma dovrai trovare un tavolo, benmari e frigoriferi. Per non spendere soldi per un fotografo, fotografatevi voi stessi. Diventa creativo!
Raduna una squadra. Distribuire le attività tra i membri del team. Se stai ospitando un evento informale, i membri del team possono includere amici, familiari e altri. L'organizzazione dell'evento implica la distribuzione delle aree di responsabilità tra le persone. Assicurati che tutti sappiano cosa deve essere fatto.
- Distribuisci le responsabilità contemporaneamente all'assunzione del personale e alla preparazione degli inviti. Assegnare la responsabilità il prima possibile e offrire loro una scelta di compiti, se possibile. Dovresti anche avere alcune persone di riserva, perché la possibilità di sovrapposizioni non è esclusa.
Considera la sequenza degli eventi.È impossibile fare piani senza conoscere l'ordine delle azioni durante l'evento. Quando terranno i discorsi i relatori? Ci saranno giochi, presentazioni, intrattenimento durante l'evento? Quanto tempo impiegheranno gli ospiti a mangiare? Pensa a un piano dettagliato che tenga conto di tutti gli eventi.
- Lascia un po 'di tempo in riserva, poiché sono possibili deviazioni dal programma. Le persone potrebbero essere in ritardo, i discorsi potrebbero essere più lunghi del previsto e la fila per il cibo potrebbe essere lunga. Certo, vale la pena considerare un programma, ma è importante capire che non tutto va sempre secondo i piani.
Inizio della preparazione
1. Invia gli inviti. Senza un invito, nessuno saprà del tuo evento. Il tuo invito è il volto dell'evento, quindi il design deve essere preso in modo responsabile. La prima impressione dell'evento si formerà proprio grazie all'invito. Cerca di fare tutto a un livello decente.
  - Prendere in considerazione opzioni classiche: cartoline, volantini e altri piccoli stampati. Tieni presente che gli inviti possono anche essere inviati digitalmente: tramite e-mail, newsletter via e-mail, social media o siti di design degli inviti. Inoltre, puoi semplicemente contrassegnare l'evento sul calendario.
    - Se desideri che il maggior numero di persone possibile partecipi al tuo evento, invia gli inviti tramite i social media. Se l'evento sarà solo per l'élite, rifiuta social networks.
2. Registra tutte le persone che hanno confermato la loro partecipazione. Dovrai sapere esattamente quante persone verranno. Molto probabilmente, il numero di ospiti all'evento sarà comunque diverso dal numero di persone che hanno confermato la partecipazione, ma dovresti almeno avere un'idea di cosa aspettarti. Esistono siti dedicati che ti consentono di tenere registri, ma puoi utilizzare strumenti di social networking (come Facebook) o registrare persone in Excel.
  
  Considera tutte le persone. Avrai bisogno di trovare e assumere fotografi, costruttori, designer, decoratori, relatori, sponsor, ospiti, musicisti, ecclesiastici, ballerini, altri artisti o delegare i loro compiti a qualcun altro? Considera tutte queste persone quando pianifichi in modo che tutti abbiano abbastanza spazio e cibo, se questo è previsto dagli accordi.
  - Ci saranno cibi e bevande durante l'evento? Se ci sono, sapere chi sarà responsabile di cucinare, servire e pulire. Che cibo verrà servito? Ci saranno ospiti con allergie, vegetariani o vegani, diabetici, persone con restrizioni alimentari per motivi religiosi e così via? Ci saranno neonati, bambini, anziani o disabili che non possono mangiare cibi solidi?
  - Pensa se ci sarà intrattenimento all'evento e cosa ti serve per organizzarlo. Potrebbe essere necessario ordinare attrezzature musicali, padiglioni o tende, decorazioni, luci, microfoni, amplificatori, alimentatori, proiettori o schermi per presentazioni, macchine del fumo, specchi da palcoscenico, stelle filanti, poster con nomi di società e così via.
    - Se stai assumendo una società di intrattenimento, scopri se può fornire la propria attrezzatura e che tipo di attrezzatura avrà la location. Concordare un programma. In questo modo saprai quale aiuto è necessario da parte tua.
  - Le società di catering, i fioristi, i presentatori e altri professionisti apprezzano il loro tempo, quindi dovresti negoziare con loro il prima possibile (più tardi lo fai, più costosi possono essere i loro servizi). Se lo fai in anticipo, avrai tempo per trovare un sostituto se si rifiutano.
3. Trova un capo.È necessario un facilitatore per garantire che l'evento si svolga secondo il programma. Il leader fa discorsi, invita a tavola, annuncia l'inizio di balli o altri spettacoli e presenta gli ospiti d'onore. Concorda con il leader la data e il piano. Se l'ospite è intelligente, ti aiuterà molto a tenere l'evento.
  - Potrebbe essere necessario essere il leader. Questo sarà più difficile in quanto dovrai controllare il processo fino alla fine. È importante designare persone responsabili in ciascuno dei gruppi di aiuto in modo da poter delegare loro le responsabilità.
4. Preparare l'attrezzatura. Quando assumi una squadra, assicurati che portino con sé tutto ciò di cui hanno bisogno. Forse le persone porteranno con sé tutta l'attrezzatura, ma c'è la possibilità che dovrai cercarla separatamente. L'attrezzatura può essere noleggiata, acquistata o presa in prestito. Esamina l'intero elenco, dai tovaglioli alle prolunghe.
  - Le decorazioni sono una parte importante di qualsiasi evento. Tovaglie, fiori, regali, candele, palloncini, poster, stelle filanti, zone fotografiche, tappeti rossi e tutto il resto dovrebbe essere cercato in anticipo.
5. Pensa a come lo spazio si adatta alle tue esigenze. Gli organizzatori inesperti spesso trascurano la quantità e la qualità di cose come latrine, parcheggi, rampe per sedie a rotelle, armadi, aree di stoccaggio, cucine, bidoni della spazzatura, secchielli per il ghiaccio, prese elettriche e così via. Pensa in anticipo a tutte le sfumature.
  - Considera anche come le persone arriveranno alla sede. Gli ospiti stranieri avranno bisogno di alloggio e trasporto? Dovrai prenotare un trasferimento per loro?
6. Scopri con chi lavorerai. Se l'idea dell'evento non è tua, è importante sapere come ti comporterai in ogni situazione. Affinché il cliente si fidi di te, dovresti scoprire:
  - Chi sono gli ospiti principali? Di solito questo è comprensibile, ad esempio gli sposi. Il cliente non è sempre l'ospite principale. Può o non può essere presente all'evento.
  - Chi avvia l'evento. Di solito queste persone si siedono al loro tavolo e aiutano gli ospiti a conoscersi e comunicare. Di norma, queste persone sanno come creare l'atmosfera giusta e dare nuovi argomenti di conversazione, invitare tutti a ballare e presentare gli ospiti l'un l'altro. Di solito puoi fare affidamento su queste persone, poiché ti diranno tutto Informazioni importanti, possono prendere la parola essi stessi o fungere da facilitatori. Di norma, grazie a queste persone, gli eventi si svolgono senza intoppi.
  - Chi aiuterà a ristabilire l'ordine in caso di problemi. Scopri chi può aiutarti a risolvere i problemi, se necessario. Molto spesso, questo ruolo è svolto dai capifamiglia, tutori, dirigenti o guardie giurate.
  - Chi prende le decisioni. Nella maggior parte delle situazioni, la decisione verrà presa da te come manager, ma potrebbero esserci situazioni in cui dovrai spiegare qualcosa agli ospiti e questo non sarà molto conveniente. Scopri con chi puoi parlare in caso di emergenza. Molto probabilmente, dovrai comunicare con la persona che paga per l'evento o i tuoi servizi e che consideri il tuo cliente.
Preparazione prima dell'evento
1. Scopri la sede dell'evento. Prima dell'evento, visita la sede e pensa a come sarà organizzato il tutto. Potresti aver bisogno di attrezzature aggiuntive: prolunghe, luci e così via. Se non riesci a trovarli subito, sarà ancora più difficile per i tuoi ospiti trovarli. Considera questo.
  - Se possibile, decidi dove e cosa starà. Se non c'è spazio per tutto, qualcosa dovrà essere abbandonato. Chiedi al responsabile della struttura se può aiutarti e chiedi se ci sono circostanze o requisiti speciali che devi considerare.
2. Preparare Cesti regalo per i membri del tuo team. Tutti dovranno lavorare sodo. Per ringraziare le persone per il loro lavoro ed esprimere il tuo apprezzamento, prepara dei regali. Il set può includere bottiglie d'acqua, barrette di cereali, cioccolatini, piccoli souvenir e qualsiasi altra cosa tu ritenga opportuna. Questo rafforzerà lo spirito di squadra.
  - Prepara badge o piccoli souvenir che rimarranno come ricordo dell'evento. Assicurati che tutti possano mangiare e bere in orario. Cerca di vedere nei tuoi dipendenti una risorsa che puoi utilizzare in futuro.
3. Contatta tutti i membri del team prima dell'evento.È importante assicurarsi che tutti sappiano cosa deve essere fatto e siano pronti a lavorare. Dai a tutti istruzioni chiare sugli orari di arrivo e fornisci a tutti i tuoi recapiti. Se nessuno ha domande, puoi procedere.
  - Controlla se tutti sono pronti per partire. Non tutti saranno in grado di dire la verità, quindi cerca di trarre le tue conclusioni. Le persone sembrano sicure di sé e pronte a lavorare? In caso contrario, rassicurali, ribadisci tutte le loro responsabilità e fai un paio di domande. Se dubiti che qualcuno possa far fronte ai propri compiti, abbinalo a un dipendente più esperto.
4. Preparare un elenco di contatti e altri documenti, se necessario. Anche la tua auto-organizzazione è importante. Se sei preparato, puoi salvare qualsiasi situazione, ma in caso contrario, le cose ti sfuggiranno di mano. Ecco alcuni modi per prepararsi:
  - Fai un elenco di tutti i numeri di telefono e gli indirizzi di cui hai bisogno. Il pasticcere pensava che avresti ritirato tu la torta? Non importa: chiama Masha, che vive nelle vicinanze, e chiedile di ritirare la torta mentre va all'evento.
  - Fai una lista di tutto. Scorri gli elenchi e controlla quali cose, attrezzature e persone mancano.
  - Prepara tutte le fatture e i contratti. Meglio ti prepari, meno problemi avrai in seguito.
5. Cerca di non cambiare nulla all'ultimo momento. Pensi che il cliente proverà ad apportare modifiche fino all'ultimo momento? Quando si organizzano matrimoni, i clienti spesso chiedono di cambiare qualcosa nel design all'ultimo momento. Fissare una scadenza per gli emendamenti. Di norma, il periodo massimo è una settimana prima dell'evento. Prima di tale data, le modifiche possono ancora essere apportate senza danni significativi al budget o all'organizzazione.
  - Se le modifiche sono minori e non implicano costi aggiuntivi, non rifiutare di apportare tali modifiche. Cerca di trattare il cliente con comprensione, poiché sta aspettando un evento molto importante per lui.
Attività durante l'evento
1. Prepara tutto. Arriva presto sul posto. Assicurati che tutti arrivino in orario e chiama quelli che sono in ritardo. Aiuta le persone che hanno bisogno di aiuto e dai indicazioni dove necessario. Non interferire se la tua presenza non è necessaria da qualche parte. Assicurati che nessuno sia ferito.
  - Sarai più rilassato se crei una lista di cose da fare e la passi in rassegna. Distribuisci un elenco a ciascuna squadra: quelli che hai assunto; gli addetti alla decorazione e sistemazione dei mobili; i responsabili delle apparecchiature. Assicurati che tutto sia a posto.
2. Delegare il lavoro. Non aver paura di delegare le responsabilità. È impossibile fare tutto, quindi è necessario distribuire le responsabilità. Se qualcuno non sta facendo bene il proprio lavoro, dagliene un altro. Il tuo compito è distribuire correttamente il lavoro. Non comandi né violi i confini personali: sei stato assunto per fare proprio questo.
  - Sii educato, ma parla con fermezza e sicurezza. Ad esempio, in questo modo: "Maxim, ho bisogno del tuo aiuto con il catering. Grazie." La tua squadra deve lavorare insieme. Per rendere le cose più facili per tutti, assumi il ruolo del leader che dovresti essere.
3. Non esitare ad adattarti. Cerca di rispettare il programma e trova una via d'uscita se non riesci a rispettare il programma, ma soprattutto - non preoccuparti. Se inizi a innervosirti, perderai il controllo di te stesso e non ne verrà fuori nulla di buono. Se un discorso si trascina per 10 minuti e chi parla ignora i tuoi segnali, rilassati. Servi da bere un po' più tardi e nessuno se ne accorgerà. Non è successo niente di male.
  - Eventuali sovrapposizioni sono possibili. È impossibile prevedere tutto, e prima impari ad accettarlo, meglio è. Un event manager calmo può risolvere qualsiasi problema, ma uno stressato no. Quindi non essere nervoso e lascia che le cose seguano il loro corso. L'evento terminerà presto!
4. Tieni tutti aggiornati. Il giorno dell'evento, controlla il numero di ospiti e tutte le altre sfumature. Se hai bisogno di cambiare qualcosa, informa le persone responsabili il prima possibile. Dovresti essere il primo a notare eventuali problemi.
  - Chiedi ai clienti come si sentono. Potrebbero essere nervosi, preoccupati, annoiati, felici o preoccupati per qualcosa, e parlare con te può aiutarli a calmarli e motivarli a fare qualcosa. Fai il tifo per gli ospiti e i membri del tuo team, se necessario.
5. Fatti gli affari tuoi. Considera che ogni membro del team è in grado di far fronte al proprio compito: se gli hai affidato qualcosa, allora ce la faranno. Offri aiuto se necessario, ma tutti i membri del tuo team dovrebbero essere abbastanza esperti da non aver bisogno di questo aiuto. Tieni presente quanto segue:
  - Incontra tutti gli ospiti all'ingresso. Quando inizia l'evento, lascia che l'ospite intrattenga gli ospiti. Il tuo compito sarà risolvere i problemi e controllare tutti i processi che gli ospiti non vedono (cucina e altre attività).
  - Osserva gli ospiti e parla con l'host di tanto in tanto nel caso in cui i piani cambino.
  - Mantieni le distanze dagli ospiti principali della serata. Questa è la loro vacanza. Ma preparati a verificare con loro al momento giusto se sono contenti di tutto e se hanno richieste o desideri.
6. Se l'evento è a scopo promozionale, prepara dei souvenir. Gli ospiti dovrebbero ricordare questa sera, ma molto probabilmente è necessario non solo questo. Forse vuoi che gli ospiti visitino il sito, facciano una donazione o parlino ad altri dell'azienda. Per rendere memorabile l'evento, prepara dei souvenir. Può essere un'immagine, un volantino, una penna, qualcosa che ricorderà agli ospiti te e il tuo evento.
7. Congratulati con te stesso dopo l'evento. Sembra che l'evento avvenga da solo e nessuno vede la preparazione. Lodati te stesso: te lo meriti! Ma è troppo presto per rilassarsi: il lavoro non è ancora terminato.
  - Dopo l'evento, prenditi il tempo per incontrare il cliente e ringraziarlo. Offri al cliente un piccolo regalo per celebrare l'occasione: piccole cose del genere rendono sempre più piacevoli le riunioni. Inoltre, in questo modo il cliente sarà più propenso a consigliarti. Regala fiori o una fotografia incorniciata della serata (es. il momento del taglio del nastro, il momento clou dello spettacolo, la cerimonia di premiazione, il bacio degli sposi, lo spegnimento delle candeline sulla torta) o qualsiasi altro regalo che possa essere appropriato in queste condizioni.
8. Pulisci e vai a casa. Cerca di lasciare il posto nella stessa forma in cui era prima di te. Dì alla tua squadra che è ora di pulire e non andartene fino a quando le pulizie non saranno terminate. Ricorda che devi partecipare anche tu.
  - Questo non è solo educato, ma ti permetterà anche di evitare spese inutili. In molti luoghi la pulizia dopo l'evento è inclusa nel conto. Cerca di evitare i costi nascosti.
9. Organizzare la restituzione e il pagamento di tutte le attrezzature e ringraziare tutti quelli con cui hai lavorato. Potrebbe essere necessario farlo più tardi. Chiedi al cliente se gli è piaciuto l'evento. Anche se verrai pagato in seguito, ringrazia il cliente per l'opportunità di lavorare con lui e chiedigli il biglietto da visita.
  - Ringrazia i membri del tuo team. Assicurati che tutti vengano pagati. Raccogli gli assegni e prenditi cura di tutti. Devi essere l'ultimo a lasciare la stanza.
Risoluzione dei problemi
1. Sapere cosa fare se gli ospiti sono in ritardo e come affrontare altri problemi. Le persone sono spesso in ritardo e dovresti essere preparato per questo. Di norma, i ritardi sono difficili da evitare (ad esempio, a causa dell'imprevedibilità degli ingorghi), ma gli ospiti che arrivano in orario sono calmi al riguardo. Per evitare inutili difficoltà:
  - Assicurati che l'invito indichi chiaramente l'ora. Se chiedi agli ospiti di confermare la presenza, chiedi loro di confermare anche l'orario. Contattate l'host, gli ospiti (spesso i più importanti), gli artisti e il personale di cucina se venite a conoscenza di un problema difficile da risolvere rapidamente. Se gli ospiti principali sono in ritardo (ad esempio, gli sposi), puoi fare quanto segue:
  - Contatta tu stesso i ritardatari e chiedi un orario di arrivo approssimativo. Avvisare la cucina del nuovo orario in modo che il personale possa rallentare o accelerare il lavoro.
  - Non informare tutti gli ospiti che l'inizio è ritardato a causa di ospiti in ritardo (tutti lo capiranno da soli). Dì agli ospiti principali che lo sai. Spiega cosa intendi fare, ma lascia che le persone decidano da sole poiché si conoscono meglio e possono prendere decisioni che funzionano per tutti.
  - Tieni traccia del tempo poiché tutti dovrebbero avere il tempo di tenere i propri discorsi. Se gli ospiti principali sono in ritardo, offri alle persone snack o bevande: questo non li farà annoiare.
  - Se gli ospiti sono molto in ritardo e non puoi aspettarli (ad esempio, perché alcuni piatti non possono essere serviti in seguito), inizia l'evento in tempo e, quando arrivano gli ospiti in ritardo, servi loro il cibo che viene servito a tutti, anche se è dolce.
  - Invita tutti gli altri a ballare, suonare, tenere un discorso o organizzare qualsiasi altro intrattenimento, soprattutto se coinvolge la musica. Chiedi ai fotografi di lavorare con gli ospiti fino all'arrivo dei ritardatari. Prepara un piano di riserva il giorno prima dell'evento.
  - Se gli ospiti vogliono specificamente entrare più tardi, trattalo come una scelta dell'ospite, non un fallimento. Il tuo compito è occuparti di quegli ospiti che sono già arrivati. Comportati come se non ci fossero problemi.
  - Saper risolvere i problemi alimentari. Questi problemi si verificano raramente se tutto è stato pensato in anticipo, ma a volte sono possibili sorprese: un bambino potrebbe rovesciare il cibo o potrebbe verificarsi una sorta di sovrapposizione in cucina. Scopri in anticipo quali ospiti saranno all'evento in modo da poter pensare alla disposizione dei tavoli e dei posti per gli ospiti.
    - Se del liquido è stato versato da qualche parte, deve essere ripulito il prima possibile per motivi di sicurezza, anche se è necessario spostare la moquette, eventuali elementi decorativi o mobili. Se la macchia non può essere camuffata (ad esempio se si tratta di un oggetto antico), è meglio rimuovere l'oggetto con la macchia. Se hai mobili di ricambio, usali. In caso contrario, disponi il resto dei mobili in modo che l'assenza di un oggetto non sia evidente.
    - L'area alimentare può essere recintata con una recinzione in corda, una tenda o uno schermo. Questo è utile se i piatti dell'antipasto entrano a malapena sul tavolo del buffet o se hai intenzione di mostrare cosa verrà servito in seguito. Alcuni ospiti possono decidere che il cibo viene servito in quantità illimitate e puoi prenderlo tu stesso, ma non è sempre così.
    - Cambia il menù. Se una parte del piatto non può essere servita (ad esempio, il contorno è bruciato), escluderlo, sostituirlo con un altro, o ridurre la porzione in modo che il contorno rimanente sia sufficiente per tutti. In questo caso, è necessario aumentare le porzioni di altri prodotti. Segnalare la decisione ai responsabili.
    - I vegani inaspettati, gli astemi e gli ospiti allergici dovrebbero essere evitati se pianifichi in anticipo, ma non è raro che le persone portino con sé parenti o amici intimi senza preavviso, soprattutto se l'evento non ha un numero ristretto di inviti. Di norma, risolvere tali problemi è facile. Incontra gli ospiti all'ingresso e chiedi loro se hanno preferenze alimentari. Comunica eventuali preferenze in cucina non appena le conosci.
    - Se ci sono più ospiti del previsto, fai preparare più cibo o acquista più cibo se necessario. Di norma, la cucina ha una scorta di cibo, tenendo conto del possibile deterioramento e, il più delle volte, c'è più cibo del necessario, non meno. Puoi ridurre le porzioni e servire più pane, insalata o verdure, cioè prodotti che si possono acquistare velocemente al supermercato.
  - Sapere come risolvere i problemi con i bambini. Non commettere l'errore di molti manager: ricorda che i bambini hanno le stesse esigenze degli adulti: vogliono divertirsi e non annoiarsi. I genitori sono spesso offesi se l'evento non prevede intrattenimento per i bambini. È meglio chiedere a tutti gli ospiti che intendono portare bambini con sé di avvisarti rispondendo al tuo invito.
    - Per i bambini piccoli (sotto i 10 anni), è meglio offrire cibo o spuntini in anticipo, poiché molto spesso la cena non inizia prima delle 20:00, che è molto più tardi di quanto i bambini mangiano di solito. Il cibo dovrebbe essere interessante per i bambini e sano, ma anche ben pensato come il cibo per gli adulti: i genitori lo apprezzeranno. Un pasto completo per bambini renderà più facile per i genitori trascorrere una serata rilassante.
    - Ai bambini di età superiore ai 10 anni possono generalmente essere serviti pasti per adulti e porzioni delle stesse dimensioni degli adulti, sebbene i bambini il più delle volte non mangino l'intera porzione. Con il consenso dei genitori, offri ai bambini un menu per bambini se non amano il cibo per adulti. Gli adolescenti scelgono spesso lo stesso cibo dei bambini perché è più semplice. Per questo motivo, alcuni stabilimenti stanno rinominando i menu per bambini come menu alternativi. Discuti in anticipo con gli ospiti principali il menu per bambini e le opzioni di intrattenimento per bambini e anziani.
    - Designare un'area privata per le donne con neonati da nutrire e cambiare, e un posto dove i bambini piccoli possano dormire se si stancano.
  - Sapere come comportarsi con ospiti turbolenti e ubriachi, così come con persone che cercano di partecipare a un evento senza un invito. Idealmente, questo può essere evitato, ma non sempre: i problemi sono possibili in occasione di eventi aziendali e familiari. Spesso emergono sfumature che non conoscevi e non potevi conoscere, quindi preparati a tutto.
    - Chiedi al cliente e agli ospiti principali i possibili scenari di comportamento in questi casi. Se non è opportuno discuterne con loro, parlane con gli altri responsabili per evitare problemi di posti a sedere. Assegnare persone responsabili per queste situazioni, monitorare la situazione ed essere pronti ad intervenire se necessario. A rigor di termini, la tua responsabilità è quella di gestire l'evento, ma non sei responsabile delle questioni private degli ospiti. Per questo motivo, dovresti scoprire chi dovresti contattare se si verifica una situazione spiacevole.
    - Poiché può essere difficile rifiutare l'alcol a un ospite che ha già bevuto troppo, proprio come interagire con un ospite che si comporta in modo aggressivo, è meglio consentire a uno degli ospiti di risolvere il conflitto. Chiama la polizia solo se gli ospiti principali approvano. Anche i piccoli eventi spesso contengono molto alcol, quindi è importante stare sempre all'erta.
    - Le situazioni con persone che cercano di partecipare a un evento senza invito sono sempre piuttosto complicate. In questo caso, è meglio chiedere loro con calma di lasciare l'evento, ma prima verifica con gli ospiti principali se queste persone non sono davvero nella lista degli invitati. Se le persone si comportano in modo aggressivo, è tuo dovere proteggere gli ospiti per quanto possibile. Chiama la polizia o la sicurezza se ospiti non invitati non partire nonostante le tue richieste.
    - Gli ospiti spesso saltano la tabella dei posti a sedere e si siedono dove vogliono o accanto a chi vogliono sedersi. Chiedi agli ospiti principali se questo è accettabile. È meglio discutere tutto con i clienti in anticipo. Se è obbligatorio che le persone si siedano secondo la disposizione dei posti, non permettere a nessuno di entrare nella sala da pranzo prima dell'inizio della cena. Spesso prima di cena gli ospiti sono nella hall, nella hall o al bar. Se alcune persone non dovessero essere incrociate a causa di dissapori familiari, puoi dividere le persone in gruppi e condurle separatamente ai tavoli appropriati.
  - Sapere cosa fare se il tempo si mette di mezzo. Pioggia o neve improvvise sono possibili in alcune regioni, così come il caldo o il freddo estremi. Di norma, il tempo non ha molta importanza se l'evento si svolge al chiuso, ma nel caso di eventi all'aperto tutto è più complicato. Se è previsto maltempo, sposta l'evento in un altro luogo. Se ciò non è possibile, affitta un grande padiglione o una tenda (anche se questa opzione può essere costosa se prenotata all'ultimo minuto). Tieni d'occhio il tempo mentre ti prepari per l'evento. In caso di maltempo è estremamente difficile correggere la situazione, quindi fai tutto ciò che è in tuo potere per prevenire problemi.
    - Alcuni paesi hanno un'assicurazione in caso di maltempo e altri problemi. Se il tempo nella tua zona è imprevedibile, considera un piano per affrontare il maltempo. Scopri il costo dell'assicurazione e lo spostamento dell'evento in un altro luogo, in quanto ciò ti aiuterà a preparare il cliente a possibili costi aggiuntivi.
- Tieni gli elementi essenziali in un posto comodo: fazzoletti, estintore, kit di pronto soccorso e altre cose. Se tutto va bene, non ti serviranno, ma per i grandi eventi è meglio averli a portata di mano per ogni evenienza.
- Se qualcuno degli ospiti o dei relatori è stanco o deve abituarsi al jet lag, verifica con loro o con i loro assistenti se hanno bisogno di una sessione termale, un massaggio o qualsiasi altra cosa per farli sentire meglio. Se non mangiano da molto tempo, puoi inviare loro il pranzo e, se non si sentono bene, pillole (ad esempio, in caso di mal di testa da stress o mal di stomaco dovuto a un volo). Ospiti o relatori stanchi sono modi per rovinare qualsiasi evento, non importa quanto ci provi.
- Assicurati che tutti possano vedere il palco e ascoltare la musica o gli spettacoli.
- Ricorda che organizzare l'evento di qualcun altro è un grande onore, anche se il processo stesso si rivela molto snervante. Il tuo lavoro può rendere felici molte persone e regalare loro un'esperienza indimenticabile. Questa esperienza sarà utile anche per te, poiché acquisirai molte nuove abilità.
- Puoi tenere tu stesso un discorso o persino ballare con qualcuno se rende l'evento più interessante. È importante poter delegare le proprie responsabilità nel caso in cui sia necessario partecipare a un ballo o tenere un discorso. È importante che non ci sia silenzio a nessun tavolo.

Gli eventi riempiono la nostra vita ogni giorno: alcuni di essi non vengono ricordati, perché simili tra loro, altri rimangono nella memoria a lungo, perché durante la loro realizzazione sono state utilizzate meccaniche e tecnologie uniche. Molti di loro sono apparsi di recente, ma sono riusciti a dimostrarsi dalla parte dei buoni.

Cominciamo con la popolare novità di oggi: la realtà aumentata. Questa tecnologia prevede l'aggiunta della realtà con qualsiasi oggetto virtuale. Cioè, viene creato un certo spazio in cui una persona è collocata e diventa il personaggio principale di un evento. Uno degli esempi più chiari dell'uso della realtà aumentata si trova negli Stati Uniti. Lì, il canale della BBC, insieme ad Appshaker Ltd, a sostegno del Blu-ray / DVD Frozen Planet, ha creato un lastrone di ghiaccio nel centro commerciale, su cui chiunque poteva arrampicarsi e vedere gli animali dell'Artico, e gli animali sono stati trovati a lunghezza del braccio. All'azione hanno preso parte intere famiglie, che successivamente hanno condiviso a lungo le loro impressioni con amici e conoscenti.

Poi ci spostiamo a New York. È stato lì che l'artista multimediale Aaron Sherwood Firewall ha utilizzato un'installazione surreale. Alla mostra ha posizionato una tela interattiva che doveva essere toccata e, a seconda dell'intensità dei tocchi e del suono della musica, su questa tela sono apparsi vari dipinti. Ma queste non sono tutte le possibilità di questa tela: faceva parte della performance quando interagiva con il pubblico: i ballerini eseguivano composizioni con la tela e il pubblico, d'altra parte, vedeva l'immagine della danza.

Continuando l'argomento creativo, passiamo alla tecnologia che fa sentire lo spettatore come un artista e diventa partecipe di una creazione unica di luci e musica nel progetto Fusion Emotion. Fusion Emotion è una mostra vivente unica, che, come la novità precedente, si basa sul gioco di luci e suoni. Ma solo in questa orchestra ci sono tre direttori che "comandano" vicino al loro touch panel. Queste consolle sono abbinate a una colonna luminosa ea un impianto audio e consentono a tre partecipanti di dirigere contemporaneamente un'orchestra di luci e musica. Ogni partecipante seleziona un canale audio, sente chiaramente la voce selezionata e colora il proprio settore utilizzando una barra dei colori. I colori dei tre settori si mescolano in una colonna e si crea un mistero creativo, dove il pubblico diventa partecipe di questa azione di luce e musica.

Passiamo alla tecnologia, apparsa nel lontano 2004, ma poi per qualche motivo non ha ricevuto la dovuta attenzione, sebbene abbia saputo dare novità agli eventi. Lo schermo appannato: ecco di cosa parleremo ora. Lo schermo antinebbia è un dispositivo che crea una superficie piana dalle più piccole gocce d'acqua per la visualizzazione di immagini o video. Chiunque può passare attraverso questa installazione senza distruggerla. La nebbia non lascia tracce: si dissolve in pochi secondi dopo averla spenta.

Questa tecnologia, che richiede solo pochi secondi per apparire e scomparire, può essere utilizzata in occasione di mostre, eventi in discoteca, presentazioni, può fungere da schermo per un proiettore, può essere utilizzata in centri commerciali e durante le campagne di pubbliche relazioni.

Gli schermi antinebbia creano un'atmosfera favolosa e i partecipanti all'evento si trasformano in supereroi. Questa novità si concentra principalmente sulle emozioni positive e più emozioni positive provano gli ospiti, più luminoso e memorabile diventa l'evento.

Un'altra tecnologia che si è diffusa nel campo del btl e degli eventi è la proiezione. Questa tecnologia viene utilizzata principalmente in occasione di eventi pubblici o eventi in cui è necessario fare una forte impressione. Esempi vividi dell'uso di questa tecnologia sono 2 casi.

La prima è la cerimonia di apertura delle Olimpiadi invernali del 2010 a Vancouver, dove l'intero stadio è diventato la superficie di proiezione, che ha mostrato le idee di scenario degli autori dello spettacolo, e soprattutto la sua parte più spettacolare - "Dream Landscape", la cui componente visiva è stato fornito da 30 enormi proiettori posizionati in tutto lo stadio. .

Il secondo è un telefono pubblico magico di azione di strada, tenutosi in Brasile nel dicembre 2012. La parte finale dell'azione è stata una favolosa proiezione su un edificio velenoso, che ha finalmente dato ai bambini l'opportunità di credere nella magia del Natale.

Esiste una tecnologia nell'industria btl e degli eventi che viene utilizzata in altri settori, ad esempio l'uso più comune è nei cinema. Sì, ora stiamo parlando di un'immagine 3D: questa tecnica è stata utilizzata per molto tempo ed è finalizzata alla creazione figure volumetriche, che decorerà l'evento e attirerà l'attenzione degli invitati. La portata di questo sviluppo tecnico è ampia: presentazioni, cinema, cerimonie di apertura e molti altri eventi. Ad esempio, in Russia, questa tecnologia è stata utilizzata all'apertura delle vendite di Windows 8. In uno dei negozi Media Markt, lo stile dell'interfaccia "piastrellata" di Windows 8 è stato preso come soluzione di design principale per il negozio. sistema operativo La passerella 3D che portava dall'arco all'ingresso del negozio all'area della conferenza stampa ha permesso di enfatizzare il dinamismo. Sul pannello olografico, puoi vedere come appaiono i riquadri delle applicazioni "live" nella schermata Start di Windows 8 e un'illustrazione del funzionamento delle applicazioni stesse, incluso applicazioni multimediali Markt con mutevoli offerte del giorno. Qualsiasi visitatore del negozio poteva camminare sul pavimento 3D entro una settimana dal giorno della presentazione. Diciamo di più, questo pannello aveva una superficie totale di 156 m2 e, per le sue dimensioni, è entrato nel Guinness dei primati.

Un'altra novità è l'emotion scanner, che accompagna l'immagine degli utenti sullo schermo con i dati sulla loro età, gli indicatori dell'umore e anche quale emozione stanno vivendo. Gli ospiti non perderanno l'occasione di fare smorfie davanti alla telecamera per testare la forza delle proprie emozioni e le prestazioni del dispositivo presentato. Ci sono 2 opzioni per l'utilizzo di questa tecnologia. Il primo è divertente, quando lo scanner delle emozioni è al centro della sala e ognuno può controllare quali emozioni sta vivendo. Il secondo è informativo, quando lo scanner legge le emozioni dei partecipanti e successivamente crea un'immagine obiettiva della percezione. Tutti gli scanner delle emozioni catturano 4 indicatori principali: temperatura corporea, tono muscolare, reazioni cutanee e polso, è da queste caratteristiche che vengono riconosciute le emozioni.

Il progresso non si ferma, ora per la presentazione non è necessario portare enormi valigie e borse con manufatti, oggi basta avere vetrine interattive - si preme il pulsante - e la vetrina appare in qualsiasi luogo desiderato, e il il potenziale cliente sarà in grado di valutare non solo la qualità della merce, ma anche la gamma.

Organizzato dalla casa editrice "Tourbusiness". L'evento, durato quasi l'intera giornata e svoltosi presso la sede del Moscow Marriott Novy Arbat Hotel, ha riunito tutti i tour operator che rappresentano le crociere fluviali e marittime in Russia, oltre a rappresentanti di aziende di industrie connesse.

Crociere fluviali - Vodokhod, GAMA, Infoflot, Eastland, Rusich Cruise Fleet, Mosturflot, NIKA. Le crociere marittime sono state rappresentate da VIA MARIS, Inflot cruises and travel, Cruise House MK, Neptun, PAC GROUP, Silversea Cruises e ST.PETER LINE. Altri partecipanti al festival includono CruiseLine (crociere fluviali e marittime), Flotilla Radisson Royal, Mosca e Yar Yachting - passeggiate fluviali a Mosca, BookingFlot, Natalie Tours, Carlson Tourism e l'Arctic Tourism Center Grumant".

Il formato stesso del festival è piuttosto interessante e nuovo per il mercato delle crociere: è sia un workshop che corsi di perfezionamento da parte di aziende e conferenze stampa con discussioni. Due settimane fa, quando si è tenuto a Mosca, molti tour operator hanno notato che si aspettavano il festival con dubbio, poiché non era chiaro come sarebbe stato realizzato il tutto.

"Non sarebbe possibile per le compagnie di crociera esibirsi di fronte a un'altra e organizzare seminari tra loro", ha affermato un rappresentante di uno degli operatori di crociera.

I timori non erano giustificati: l'interesse per l'evento da parte del mercato turistico ha superato tutte le aspettative. E se gli "incrociatori" potevano lamentarsi di qualcosa, era solo che molti spettacoli non avevano abbastanza posti nelle tre sale in cui si tenevano: all'incontro erano presenti più di quattrocento persone.

“Semplicemente non ci sono parole, tutto è così ben organizzato che nessuna mostra può essere paragonata ai forum. Questo è ciò di cui aveva bisogno il mercato delle crociere. E l'interesse che riscontriamo ne è la migliore conferma. Abbiamo pensato a un simile formato di eventi diversi anni fa, ma non sarebbe del tutto scomodo tenerlo per conto della nostra azienda. E qui l'organizzatore è un partito neutrale e tutti i nostri colleghi sono rappresentati", ha affermato Alexander Sakharov, direttore generale.

“Alle mostre, le persone sono per lo più casuali, frequentano di più: sono venute, hanno preso le dispense e sono scomparse. L'efficienza delle mostre sta diventando sempre più piccola ogni anno. E qui c'è un interesse vivo e genuino, un'interazione diretta con il pubblico», continua il manager di un'altra compagnia di crociere.

"Il modo in cui tutto è andato oggi ha superato due volte le mie aspettative: tutto è organizzato in modo superbo e interessante, sia per noi che per i nostri partner", riassume Andrey Smolin dell'azienda.